Artikel ini akan membahas 5 langkah SOP Chat (Standard Operating Procedure) yang bisa Anda implementasikan di ChatCepat agar alur percakapan menuju closing semakin mulus. Karena di era digital sekarang, banyak pelanggan memilih chat sebagai kanal pertama untuk berinteraksi dengan brand. Karena respons yang cepat dan personal, chat memiliki potensi besar untuk mengubah calon pembeli menjadi pelanggan.
Mengapa SOP Chat Penting untuk Closing
-
Chat memungkinkan respons langsung, mengurangi peluang pelanggan meninggalkan percakapan. Sebuah studi menyebut bahwa “live chat keeps customers engaged right where they are, more likely to make a purchase” (Sumber: Stream)
-
Melalui chat, Anda dapat membangun hubungan sebelum menawarkan produk — pendekatan “conversational marketing” yang terbukti mendongkrak leads. (Sumber: LPCentre)
-
Karena itu, memiliki SOP chat yang sistematis sangat krusial: mulai penyambutan, penggalian kebutuhan, penawaran, hingga closing.
SOP Chat: 5 Langkah Praktis
Langkah 1 – Sambut & Bangun Rapport
Mulai dengan sapaan hangat dan personal (contoh: “Halo Kak …, ada yang bisa saya bantu hari ini?”). Tujuannya: membuat calon pembeli merasa dihargai dan nyaman membuka percakapan.
Contoh:
“Halo Kak Rina , terima kasih sudah menghubungi kami. Ada yang bisa saya bantu hari ini?”
Tujuan: membangun kenyamanan dan membuka komunikasi dua arah.
Langkah 2 – Gali Kebutuhan & Masalah
Tanyakan pertanyaan terbuka: “Apa yang Anda cari?”, “Masalah apa yang ingin diselesaikan?” Dengan begitu Anda mendapatkan insight untuk menawarkan solusi tepat.
Contoh:
“Kak lagi cari produk untuk kebutuhan pribadi atau bisnis ya?”
“Boleh tahu kendalanya apa selama ini, biar saya bantu pilihkan solusi terbaik.”
Tujuan: menemukan masalah utama yang bisa dijawab oleh produk/jasa Anda.
Langkah 3 – Tawarkan Solusi & Tampilkan Nilai
Setelah memahami kebutuhan, jelaskan manfaat produk/jasa Anda sesuai kebutuhan mereka. Gunakan bahasa yang jelas, jangan terlalu teknikal. Usahakan memakai storytelling singkat agar lebih relatable.
Contoh:
“Kalau begitu, paket X cocok banget buat Kakak karena sudah termasuk fitur A dan B yang bisa bantu hemat waktu hingga 50%.”
Gunakan storytelling singkat agar terasa natural dan relatable.
Menurut artikel dari Zendesk, pendekatan yang berfokus pada kebutuhan pelanggan terbukti meningkatkan peluang closing lebih tinggi.
Langkah 4 – Atasi Keberatan & Ajak Ke Aksi
Pelanggan sering punya keberatan: “Harga?”, “Kapan dikirim?” atau “Apakah ada garansi?” Siapkan jawaban yang sopan dan meyakinkan. kemudian berikan CTA: “Kak, jika cocok saya bisa kirim link pemesanan sekarang?”
Contoh:
“Untuk paket Starter, biayanya Rp99.000 per bulan sudah termasuk support penuh dan training gratis. Kalau Kakak mau coba dulu, bisa mulai dari paket trial 3 hari tanpa biaya kok .”
Tujuan: Pelanggan merasa aman, tidak ditekan, dan termotivasi untuk mengambil tindakan.
Langkah 5 – Follow-Up & Konfirmasi Transaksi
Tidak semua yang chat langsung membeli. Buat SOP follow-up: reminder sopan setelah X jam, tawarkan bantuan tambahan. Setelah transaksi, kirim konfirmasi dan ucapan terima kasih agar pengalaman positif.
Contoh (Follow-Up):
“Halo Kak, semoga harinya menyenangkan ya . Saya mau follow-up apakah sudah sempat coba akun trial ChatCepat-nya kemarin?”
Contoh (Konfirmasi):
“Terima kasih Kak sudah melakukan pembayaran Akun Kakak sudah aktif, link panduan penggunaannya bisa dicek di sini [link panduan]. Kalau ada pertanyaan, tim kami siap bantu kapan saja.”
Tujuan: Pelanggan merasa dilayani sampai tuntas dan lebih mudah untuk repeat order.
Baca Juga: Bisnis naik 2x lipat karena customer service AI
Tips Tambahan untuk Memaksimalkan SOP Chat
-
Proaktif: aktifkan auto-chat di halaman penting untuk memicu interaksi lebih cepat.
-
Gunakan template jawaban: untuk pertanyaan umum, tapi tetap beri sentuhan personal.
-
Kenali sinyal beli: seperti tanya harga atau stok — segera arahkan ke penutupan transaksi.
-
Analisis data chat: perhatikan waktu respons, panjang percakapan, dan konversi agar SOP terus berkembang.
Kesimpulan
Kalau setiap percakapan sudah diatur dengan SOP Chat yang tepat, mulai dari sambutan hangat, menggali kebutuhan, menawarkan solusi, hingga follow-up. Peluang closing akan meningkat drastis.
Tapi kalau tidak mau repot menyusun SOP chat dan memantau satu per satu pelanggan…
Pakai aja ChatCepat.
Dengan ChatCepat, semua alur komunikasi pelanggan bisa otomatis, cepat, dan tetap personal. Admin tinggal fokus ke penjualan, bukan lagi mengurus balasan manual.
ChatCepat bantu bisnis kamu closing lebih banyak tanpa ribet!
